หน่วยที่ 7 กระดาษทำการ

กระดาษทำการ

ความหมายและประโยชน์ของกระดาษทำการ

1.1 ความหมายของกระดาษทำการ

ดุษฎี สงวนชาติ (2547:100) ได้อธิบายความหมายของกระดาษทำการ (Working Paper หรือ Work Sheet)

เป็นกระดาษที่ผู้ทำบัญชีจัดทำข้นเพื่อช่วยในการจัดเตรียมข้อมูลในการนำเสนอผลงานทางบัญชีในเรื่องต่างๆ

สุพาดา สิริกุตตา (2543:62) อธิบายความหมายของกระดาษทำการ (Work Sheet) เป็นเครื่องมือที่ช่วยนักบัญชี

ในการแบ่งแยกบัญชีต่างๆ ในงบทดลองไปจัดทำงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงิน

วชิระ บุณยเนตร (…… : 18) ได้อธิบายว่ากระดาษทำการก็เหมือนกระดาษทดที่กิจการใช้เพื่อหาตัวเลข ในการทำงบการเงินได้เร็วขึ้น

จากนักวิชาการที่กล่าวมาแล้ว สรุปความหมายของกระดาษทำการ

กระดาษทำการ หมายถึง การดาษร่างที่ผู้ทำบัญชีจัดทำขึ้นเพื่อช่วยเตรียมข้อมูลทางบัญชีในการจัดทำงบการเงินขึ้นและเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทำงบการเงินได้สะดวกและรวดเร็ว

 ประโยชน์ของกระดาษทำการ

การจัดทำกระดาษทำการมีประโยชน์ต่อกิจการ ดังนี้

      1.เพื่อให้เกิด ความสะดวกและรวดเร็วในการทำงบการเงิน

      2.ป้องกันการผิดพลาดในการจัดทำงบการเงิน

      3.เพื่อให้เจ้าของงกิจการทราบผลการดำเนินงานของกิจการว่าเกิดผลกำไรสุทธิ หรือผลขาดทุนสุทธิ

     4.เพื่อให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการในเบื้องต้นเป็นระยะๆ

     5.ช่วยในการปรับปรุงและปิดบัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่ายเกิดความถูกต้องก่อนจัดทำงบการเงินเงื่อนสิ้นสุดงวดบัญชีแต้ละงวด

ประโยชน์อื่นๆ ที่ได้รับจากการทำกระดาษทำการ มีดังนี้

     1.         ช่วยในการสวางแผน ละควบคุมในการปฏิบัติงานตรวจสอบบัญชี

     2.         ช่วยในการพิจารณาด้านภาษีอากรของกิจการ

3.         ช่วยในการประเมินผลงาน

รูปแบบของกระดาษทำการ

กระดาษทำการมีแบบฟอร์มซึ่งช่องจำนวนเงิน เดบิต และเครดิต อยู่หลายคู่โดยแบ่งรูปแบบของกระดาษทำการตามลักษณะของความต้องการของข้อมูลเพื่อทำงบการเงินได้หลายชนิด เช่น

-                  กระดาษทำการ 6 ช่อง ประกอบด้วยช่องจำนวนเงินเดบิต และเครดิต แต่ละคู่ของงบทดลอง (Trial Balance) งบกำไรขาดทุน (Income Statement) และงบแสดงฐานะการเงิน(Statement of Financial Position)

-                  กระดาษทำการ 8 ช่อง ประกอบด้วยช่องจำนวนเงินเดบิต และเครดิต แต่ละคู่ของงบทดลองก่อนปรับปรุง (Unadjusted Trial Balance) รายงานการปรับปรุง (Adjusting Entries) งบกำไรขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน

-                  การดาษทำการ 10 ช่อง ประกอบด้วยช่องจำนวนเงินเดบิต และเครดิต แต่ละคู่ของงบทดลองก่อนปรับปรุง รายการปรับปรุง งบทดลองหลังปรับปรุง (Adjusting Trial Balance ) งบกำขาดทุน และงบแสดงฐานะการเงิน

กระดาษทำการ 6 ช่องเหมาะหรับการเตรียมข้อมูลเบื้องต้นในการทำงบการเงิน เพื่อให้ทราบผลกสนดำเนินงาน และฐานะการเงิน ตามช่วงระยะเวลาก่อนทำการปิดบัญชี เมื่อสิ้นงวดบัญชีแบบฟอร์มกระดาษทำการ 6 ช่อง มีลักษณะดังนี้

   คำอธิบายแบบฟอร์มกระดาษทำการ 6 ช่อง มีดังนี้

     1.ส่วนหัวของกระดาษทำการประกอบด้วย  ชื่อกิจการ  คำว่า  “ กระดาษทำการ “  และระยะเวลาในการจัดทำกระดาษทำการซึ้งใช้คำว่า  สำหรับ  1  เดือน  หรือ  1  ปี  ฯลฯ  สิ้นสุด  วันที่......เดือน.......พ.ศ......

     2.ตัวกระดาษทำการซึ่งจะต้องนำชื่อบัญชีและเลขที่บัญชีจากการจัดทำงบทดลองมาใส่ในส่วนนี้

     3.เป็นที่บันทึกจำนวนเงินจากยอดคงเหลือเดบิต  หรือเครดิตของบัญชีต่างๆ  ที่นำมาจัดทำไว้ในหมายเลข 2  คือช่องแบบฟอร์มที่บันทึกชื่อประเภท

     4.เป็นช่องสำหรับบัญชีประเภทต่างๆ  ที่นำมาใส่ไว้ในหมายเลข  2  ของแบบฟอร์มกระดาษทำการซึ่งเป็นบัญชีที่เกี่ยวกับงบกำไรขาดทุน  คือบัญชีหมวดรายได้และค่าใช้จ่าย  โดยจะนำจำนวนเงินของยอดคงเหลือเดบิตหรือเครดิตมาใส่ในช่องหมายเลข  4  ของแบบฟอร์มกระดาษทำการ

     5.เป็นช่องสำหรับบัญชีต่างๆ  ที่นำมาใส่ไว้ในหมายเลข  2  ของแบบฟอร์มกระดาษทำการซึ่งเป็นบัญชีเกี่ยวกับงบแสดงฐานะการเงิน  คือบัญชีหมวดสินทรัพย์  บันชีหมวดหนี้สิน  และทุนโดยจะนำจำนวนเงินของยอดคงเหลือเดบิตหรือเครดิตมาใส่ไว้ในช่องหมายเลข  5  ของแบบฟอร์มกระดาษทำการ

     6.เป็นยอดรวมจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตของงบกำไรขาดทุนและงบแสดงฐานะการเงิน

      7.ผลต่างที่แสดงกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิโดยนำจำนวนเงินไปใส่ด้านเดบิตหรือเครดิตในช่องงบกำไรขาดทุน  และช่องงบแสดงฐานะการเงิน 

     8.ยอดรวมจำนวนด้านเดบิตที่ต้องการเท่ากับด้านเครดิตในช่องงบกำไรขาดทุนและช่องงบแสดงฐานะการเงิน 

   ขั้นตอนและวิธีการทำกระดาษทำการ

     3.1 ขั้นตอนการทำกระดาษทำการ

      การจัดทำกระดาษทำการมีขั้นตอนตามลำดับ  ดังนี้

     1.  ขั้นแรดเขียนหัวกระดาษทำการ

     2.  ขั้นตอนการทำงบทดลองในกระดาษทำการ

     3.  ขั้นตอนการนำบัญชีต่างๆ  มาแสดงในงบการเงินของกระดาษทำการ

     4.  ขั้นตอนการสรุปผลการดำเนินงานโดยแสดงกำไรสุทธิหรือขาดทุนสุทธิในกระดาษ

    3.2 วิธีทำกระดาษทำงาน

      1. เขียนหัวกระดาษทำการซึ่งประกอบด้วย

             - บรรทัดแรก เขียนชื่อกิจการ

             - บรรทัดที่สอง เขียนคำว่า “กระดาษทำการ”

             - บรรทัดที่สาม เขียนระยะเวลาที่ทำกระดาษทำการคือ สิ้นสุดวัน.....เดือน.....ปี.....ที่ทำกระดาษทำการ

      2. นำงบทดลองมาลอกใส่แบบฟอร์มกระดาษทำการในช่องงบทดลอง  หรือนำยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภทมาจัดทำงบทดลองในกระดาษทำการ

      3. นำบัญชีแต่ละหมวดในงบทดลองมาปรากฏจำนวนเงินในแบบฟอร์มกระดาษทำการช่องงบกำไรขาดทุน  และงบแสดงฐานะการเงินตามลำดับ  ดังนี้

            3.1   บัญชีหมวดรายได้  นำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่องงบกำไรขาดทุน  ด้านเครดิต

            3.2   บัญชีหมวดค่าใช้จ่ายนำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่อง  งบกำไรขาดทุน  ด้านเดบิต

            3.3   บัญชีหมวดสินทรัพย์  นำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่องงบแสดงฐานะการเงิน  ด้านเดบิต

            3.4   บัญชีหมวดหนีสินนำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่องงบแสดงฐานะการเงิน  ด้านเครดิต

            3.5   บัญชีทุน นำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่องงบแสดงฐานะการเงิน

            3.6   บัญชีถอนใช้ส่วนตัวนำตัวเลขไปปรากฏยอดในช่องงบแสดงฐานะการเงิน  ด้านเดบิต

       4. รวมยอดจำนวนเงินด้านเดบิต  และเครดิตของงบกำไรขาดทุน  และงบแสดงฐานะการเงิน

       5.  หาผลต่างนำไปปรากฏยอดในงบกำไรขาดทุน  และงบแสดงฐานะการเงิน  ดังนี้

           5.1  ช่องงบกำไรขาดทุนถ้ายอดรวมเครดิต  (รายได้)  มากกว่า  ยอดรวมเดบิต  (ค่าใช้จ่าย)  คือกำไรสุทธิ  ให้เขียนคำว่า  “กำไรสุทธิ”  ไว้บรรทัดสุดท้ายในช่องชื่อบัญชี  หรือบรรทัดใต้ยอดรวมเงินแล้วนำจำนวนเงินไปปรากฏยอดด้านเดบิต  ช่องงบกำไรขาดทุน  พร้อมกับนำจำนวนเงินไปปรากฏยอดด้าน  เครดิต  ช่องงบแสดงฐานะการเงิน

            5.2  ช่องงบกำไรขาดทุนถ้ายอดรวมเดบิต  (ค่าใช้จ่าย)  มากกว่ายอดรวมเครดิต  (รายได้)  คือ  ขาดทุนสุทธิ  ให้เขียนคำว่า  “ขาดทุนสุทธิ”  ไว้บรรทัดสุดท้ายในช่องชื่อบัญชีแล้วนำจำนวนเงินไปปรากฏยอดด้านเครดิตช่องงบกำไรขาดทุน  พร้อมกับนำจำนวนเงินไปปรากฏยอดด้านเดบิต  ช่องงบแสดงฐานะการเงิน

      6.  รวมยอดด้านเดบิต  และเครดิตในช่องงบกำไรขาดทุน  และช่องงบแสดงฐานะการเงินซึ่งจำนวนเงินจะต้องเท่ากันเสมอ

    ตัวอย่าง การทำกระดาษทำการ 6 ช่อง กรณีที่มีผลกำไรจากการดำเนินงาน ต่อไปนี้เป็นงบทดลองของร้านสมจิตการช่าง ให้ทำกระดาษทำการ 6 ช่อง